MICROSOFT BUSINESS CENTRAL trong phân tích Tài sản cố định
Doanh nghiệp sở hữu tài sản cố định thu thập rất nhiều dữ liệu về chúng trong các hoạt động hàng ngày. Dữ liệu này hỗ trợ cho business intelligence (BI) quý giá đối với các nhà quản lý tài sản cố định:
- Mua sắm tài sản
- Khấu hao tài sản
- Bảo hiểm và bảo trì
- Ngân sách tài sản
Business Central cung cấp các tính năng giúp bạn thu thập, phân tích và chia sẻ dữ liệu về tài sản cố định của tổ chức:
- Báo cáo tài chính (cho báo cáo tài chính và KPIs trên các tài khoản tài sản cố định)
- Phân tích ngẫu nhiên trên các danh sách
- Phân tích ngẫu nhiên dữ liệu trong Excel (sử dụng Open in Excel)
- Các công cụ phân tích tài sản cố định tích hợp sẵn
- Các báo cáo tài sản cố định tích hợp sẵn
**Lưu ý: Phân tích tài sản cố định có một chút khác biệt so với các lĩnh vực khác. Bạn cần phân tích dữ liệu đã có, như việc mua sắm tài sản, khấu hao và bảo hiểm, nhưng cũng cần phân tích dữ liệu dự kiến trong tương lai, chẳng hạn như khấu hao và thanh lý tài sản. Đối với loại phân tích sau, Business Central có các báo cáo tích hợp sẵn có thể tính toán các con số này.
Mỗi tính năng đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào loại phân tích dữ liệu và vai trò của người dùng. Bài viết này mô tả cách sử dụng các tính năng phân tích này để có được những thông tin chi tiết về tài sản cố định của bạn.
Nhu cầu phân tích trong quản lý tài sản
Khi nghĩ đến nhu cầu phân tích trong quản lý tài sản, bạn có thể sử dụng mô hình dựa trên nhân vật để mô tả nhu cầu phân tích của họ ở mức độ cao. Khi nói đến dữ liệu, những người ở các vai trò khác nhau có nhu cầu khác nhau và họ sử dụng dữ liệu theo những cách khác nhau. Ví dụ, những người trong quản lý tài sản và tài chính tương tác với dữ liệu khác với những người trong bộ phận bán hàng.
Chỉ số hiệu suất chính (KPIs) trong Quản lý Tài sản
Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là một giá trị đo lường cho thấy mức độ hiệu quả của bạn trong việc đạt được các mục tiêu. Trong quản lý tài sản, người ta thường sử dụng các KPI sau để giám sát việc sử dụng tài sản của tổ chức:
- Tổng số lần quay vòng tài sản (Total Asset Turnover)
- Lợi tức trên tài sản (Return on Assets)
Sử dụng báo cáo tài chính để tạo ra báo cáo tài chính và KPIs liên quan đến tài sản cố định
Tính năng Báo cáo Tài chính cung cấp cho bạn những cái nhìn sâu sắc về dữ liệu tài chính hiển thị trên bảng tài khoản (COA) của bạn. Bạn có thể thiết lập các báo cáo tài chính để phân tích các số liệu trong tài khoản sổ cái tổng hợp (GL) và so sánh các mục sổ cái tổng hợp với các mục ngân sách. Cụ thể đối với quản lý tài sản, bạn có thể thiết lập các báo cáo tài chính trên các tài khoản sổ cái tổng hợp (GL) mà bạn sử dụng để theo dõi các bút toán tài sản cố định.
Vai trò của Dimension trong Business Intelligence
Dimensions đóng một vai trò quan trọng trong trí tuệ kinh doanh. Dimension là dữ liệu mà bạn có thể thêm vào một mục như một tham số. Dimensions cho phép bạn nhóm các mục có các đặc điểm tương tự, chẳng hạn như khách hàng, sản phẩm và nhân viên bán hàng, và dễ dàng truy xuất các nhóm này để phân tích. Ngoài các mục đích khác, bạn sử dụng dimensions khi định nghĩa các chế độ xem phân tích và tạo các báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính qua các đơn vị kinh doanh hoặc thực thể pháp lý (liên quan đến tài sản cố định)
Một số tổ chức sử dụng Business Central trong nhiều đơn vị kinh doanh hoặc thực thể pháp lý khác nhau. Những tổ chức khác sử dụng Business Central trong các công ty con báo cáo cho tổ chức mẹ. Business Central cung cấp cho các kế toán viên các công cụ giúp họ chuyển các mục sổ cái tổng hợp từ hai hoặc nhiều công ty (công ty con) vào một công ty hợp nhất. Cụ thể đối với quản lý tài sản, bạn có thể muốn hợp nhất các mục sổ cái tổng hợp cho các tài khoản tài sản cố định của mình để có thể theo dõi các KPI tài sản cố định qua các đơn vị kinh doanh hoặc thực thể pháp lý.
Phân tích tùy biến dữ liệu tài sản cố định
Bạn chỉ cần kiểm tra xem các con số có khớp chính xác hay không, hoặc nhanh chóng xác nhận một con số nào đó. Các tính năng sau đây rất hữu ích cho phân tích tùy biến:
Phân tích dữ liệu trên các trang danh sách sổ cái
Tính năng phân tích dữ liệu cho phép bạn mở hầu như bất kỳ trang danh sách nào, chẳng hạn như Các Mục Sổ Cái Tổng Hợp hoặc Các Mục Sổ Cái Tài Sản Cố Định, chuyển vào chế độ phân tích, sau đó nhóm, lọc và xoay dữ liệu theo ý bạn.
Mở trong Excel
Tương tự, bạn có thể sử dụng hành động Mở trong Excel để mở một trang danh sách các mục sổ cái, lọc danh sách đến một tập hợp con của dữ liệu, sau đó sử dụng Excel để làm việc với dữ liệu. Ví dụ, bằng cách sử dụng các tính năng như Phân Tích Dữ Liệu, Phân Tích Điều Gì Nếu, hoặc Bảng Dự Báo.
**Nếu bạn đặt cấu hình các tính năng của OneDrive cho hệ thống, sổ làm việc Excel sẽ mở trong trình duyệt của bạn bằng cách sử dụng Excel dành cho web.
Báo cáo tích hợp cho tài sản cố định
Business Central bao gồm một số báo cáo tích hợp, chức năng truy tìm và công cụ để hỗ trợ kiểm toán viên hoặc người kiểm soát báo cáo về tài sản cố định.
Để có cái nhìn tổng quan về các báo cáo có sẵn, hãy chọn Tất cả báo cáo ở đầu Trang chủ của bạn. Hành động này sẽ mở trang Role Explorer, trang này được lọc theo các tính năng trong tùy chọn Báo cáo & Phân tích. Để tìm các báo cáo liên quan đến tài sản cố định, tại trường Tìm, nhập tài sản cố định.
Phân tích tài sản cố định trên màn hình
Business Central có một số trang cung cấp cho bạn thông tin tổng quan về tài sản cố định và các nhiệm vụ cần thực hiện. Dưới đây là một số ví dụ để giúp bạn bắt đầu:
- Tính khấu hao, khấu hao sau và phân tích khấu hao
- Theo dõi chi phí bảo trì
- Giám sát phạm vi bảo hiểm
- Xem giá trị sổ sách khấu hao đã thay đổi
- Xem các mục sổ cái xử lý
- Xem giá trị xử lý dự kiến
Hiển thị các mục và số dư sổ cái tổng hợp tài sản cố định từ trang Sơ đồ Tài Khoản
Trang Sơ đồ Tài Khoản hiển thị tất cả các tài khoản tổng hợp với các số liệu tổng hợp trong sổ cái tổng hợp. Từ trang này, bạn có thể thực hiện những việc như:
- Xem các báo cáo hiển thị các mục và số dư sổ cái tổng hợp.
- Xem lại danh sách các nhóm bút toán cho tài khoản đó.
- Xem riêng biệt các số dư nợ và có của một tài khoản.
Cụ thể đối với tài sản cố định, bạn có thể tạo một chế độ xem trên trang Sơ đồ Tài Khoản chỉ hiển thị các tài khoản tài sản, hoặc có thể chỉ là các tài khoản tài sản mà bạn sử dụng để ghi nhận các mục tài sản cố định.
Phân tích theo chiều dữ liệu (liên quan đến tài sản cố định)
Chiều hướng dữ liệu là các giá trị phân loại các bút toán để bạn có thể theo dõi và phân tích chúng trên các tài liệu như nhật ký tài sản cố định (FA journals). Ví dụ chiều dữ liệu có thể chỉ ra bộ phận hoặc địa điểm mà một bút toán đã từng xuất phát.
Vì vậy, thay vì thiết lập các tài khoản sổ cái riêng biệt cho mỗi bộ phận hoặc địa điểm, bạn có thể sử dụng chiều hướng này như một cơ sở cho phân tích và tránh việc tạo ra một cấu trúc sơ đồ tài khoản phức tạp.
